Manajemen Rapat


rapat dalam organisasi perusahaan, atau pun organisasi non-profit, sebenarnya hanyalah pelengkap semata. pelengkap yang penting, pastinya🙂 karena, kinerja perusahaan bukan ditunjang dari rapat yang baik, tapi oleh eksekusi di lapangan yang sempurna (atau nyaris sempurna)🙂

nah, menariknya, seperti saya sebut sebelumnya, rapat adalah pelengkap eksekusi. rapat adalah saat berdiskusi dan pengambilan keputusan yang tepat, sebelum eksekusi. maupun sesudah eksekusi: rapat adalah ruang yang tepat untuk mengevaluasi dan mengambil pelajaran dari eksekusi yang sudah dilakukan.

sayangnya, setiap yang rapat, berarti sedang tidak melaksanakan tugas eksekusinya di lapangan. rapat adalah pengganggu dalam hal ini. karena setiap yang hadir, pasti sedang meluangkan waktu untuk tidak melakukan tugasnya, yang sebenarnya, di posisi masing-masing.

nah, karena rapat yang baik pasti akan mengurangi efektivitas kinerja para pesertanya, maka ada baiknya kita mengetahui bagaimana menyelenggarakan rapat yang efektif dan efisien.

kenali fungsi rapat yang anda pimpin

menurut saya, rapat punya tiga kemungkinan fungsi, bila dihubungkan dengan eksekusi lapangan: rapat untuk persiapan, rapat untuk progress report, maupun rapat untuk evaluasi. nah, setiap rapat yang dilakukan, harus selalu dikaitkan dengan salah satu fungsi di atas. bila tidak, keberjalanan rapat bisa tidak terarah nantinya.

siapkan materi yang berkaitan dengan rapat

bila pimpinan organisasi ingin memberikan inspirasi/semangat bagi anggotanya, maka siapkanlah inspirasi itu. bila pimpinan ingin menyampaikan visi-misi, maka siapkanlah visi misi tersebut.

bila rapat berfungsi untuk menyampaikan progress report, maka mintalah semua yang berkepentingan untuk menyiapkan laporannya. jangan sampai mereka bingung harus menyampaikan apa ketika diberikan kesempatan berbicara.

Optimalkan waktu

dalam undangan rapat, tentukan dahulu alokasi waktu yang tersedia. kemudian, buat agenda rapat, apa saja yang harus dibahas. ketiga, gunakan Minutes of Meeting : proyek yang dirapatkan sudah selesai sampai dimana, apa yang harus diputuskan dalam rapat, serta apa saja hasil rapat yang harus disosialisasikan.

Tinggalkan Balasan

Please log in using one of these methods to post your comment:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s